Handschlag zweier Geschäftspartner beim Dienstleisterwechsel

Checkliste: Dienstleisterwechsel ohne Lücke

Vonagonsylaj

Viele Unternehmen und Verwaltungen bleiben Jahre bei einem Dienstleister, mit dem sie unzufrieden sind – aus Sorge, ein Wechsel bedeute Chaos: ungereinigte Flächen, verwaiste Objekte, Zuständigkeits-Wirrwarr. Dabei ist ein Wechsel mit der richtigen Reihenfolge unspektakulär. Diese Checkliste führt Sie durch.

Phase 1: Vorbereitung (8–12 Wochen vorher)

  • Kündigungsfrist des Altvertrags prüfen – bei Objektdienstleistungen sind 3 Monate zum Quartalsende üblich
  • Leistungsverzeichnis des Altvertrags heraussuchen: Was wird heute tatsächlich geleistet?
  • Mängel dokumentieren: Was soll künftig besser laufen? Das wird die Vorlage fürs neue Leistungsverzeichnis
  • Angebote einholen – mit Objektbesichtigung, nie nur nach Aktenlage

Phase 2: Beauftragung (4–8 Wochen vorher)

  • Neuen Vertrag mit Startdatum direkt nach Vertragsende des Altanbieters schließen
  • Altvertrag fristgerecht schriftlich kündigen und Bestätigung einfordern
  • Übergabetermin im Objekt vereinbaren: Schlüssel, Schließanlage, Alarmcodes, Lagerflächen für Material
  • Interne Kommunikation: Mieter bzw. Mitarbeiter über den Wechsel informieren

Phase 3: Start (erste 4 Wochen)

  • Gemeinsame Erstbegehung mit der neuen Objektleitung – Sonderflächen und Empfindlichkeiten zeigen
  • Startqualität prüfen: Nach 2 und nach 4 Wochen kurzes Feedbackgespräch
  • Schlüsselprotokoll vom Altanbieter einfordern und Rückgabe dokumentieren

Der wichtigste Tipp: Legen Sie die Verantwortung für den Übergang in eine Hand. Ein guter neuer Dienstleister organisiert die Übernahme aktiv mit – von der Erstbegehung bis zur Übernahme laufender Pflichten wie dem Winterdienst mitten in der Saison.

Everas begleitet Dienstleisterwechsel regelmäßig und übernimmt Objekte auch kurzfristig – vom Einzelbüro bis zum Wohnungsbestand. Zu unseren Leistungen oder direkt unverbindlich anfragen.

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